仕事が速い人と遅い人、いったい何が違うのか。「いちばん差がつくのはパワポより、ワードより、エクセル」だと言うのは『外資系投資銀行がやっている 最速のExcel』の著者、熊野整氏。

 この記事では熊野氏に、ちょっとした工夫でエクセルを劇的に速くするコツについて語っていただきます。

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 私は大学卒業後、モルガン・スタンレー証券に入社し、投資銀行部でM&Aや資金調達案件に携わってきました。退社後はインターネット企業の財務担当として仕事をしながら、エクセルスキル、財務モデル作成について企業研修や個人向けセミナーを開催しています。私が投資銀行業界を離れ、他業界の人と接する中で感じた本音――それは、ほとんどのビジネスパーソンのエクセルワークのスピードには、改善の余地がまだまだあるということです。

 エクセルは、仕事のスピードで最も差がつくツールです。次のようなエクセルが速い人の「癖」を参考に、ぜひあなたの生産性を上げてください。

 ■プロはいつでもどこでも「あれ」を持ち歩く

 (1)キーボードにこだわる

キーボードを持ち歩く筆者のカバン

 エクセルの作業スピードを上げるために、ノートPCのキーボードは使わないことをオススメします。

 ノートPCのキーボードは、エクセルを使ううえで重要なボタンがなかったり、あるいはボタンが小さかったりするので押しにくく、エクセルとの相性が良いとはいえません。具体的には、F2、Home、PageUp/Downなどです。

 さらに、ノートPCのキーボードはメーカーによってボタンの配置が異なりますので、PCを買い替えるたびにそのキーボードに慣れる時間がムダです。ノートPCを使う場合には、大きいデスクトップ用キーボードを外付けするといいでしょう。デスクトップ用キーボードはメーカーが違っても形はほぼ同じなので、それを何年も使い続けることで慣れ、キータッチが速くなります。

 ちなみに、私の場合は会社と家で同じキーボードを購入して使っており、企業研修やセミナー会場にはそのキーボードを持ち込んでいます。いつもカバンからキーボードがハミ出ていますが、そのことを補って余りあるほどのメリットを感じています。

 ■「マウス禁止」は外資系投資銀行の掟

 (2)マウスを極力使わない

 

 エクセルの作業スピードを速めるために、最初に覚えておくべきルール。それは「マウスは使わない」です。なぜか? マウスを使うときには、キーボードから手を離し、マウスをつかみ、ポインタをセルやタブに移動し、ホイールやクリックで作業を行い、マウスから手を離してキーボードに戻る……という一連の作業が発生します。こうした手間の積み重ねがエクセル作業を遅くする非常に大きな要因です。

 一部に例外はありますが、エクセルの作業のほとんどはキーボード上でできます。キーボードを使うと、手の位置はほとんど動かさず指を動かすだけなので、マウスを使うより確実にスピードが上がります。そして、一手でも短くエクセル作業を進めるためには、ショートカットをマスターする必要があります。

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